Inquiry letter of English Business Letter

Inquiry letter atau surat permintaan keterangan adalah suatu surat yang membantu seseorang untukbertanya tentang hal yang tidak diketahui oleh si pembuat surat yang berkaitan dengan produk, pekerjaan, dana, materi promosi, dll Format surat permintaan keterangan harus berisi informasi detail dan sedemikian rupa sehingga penerima surat didorong untuk menjawab dan membalas surat tersebut.
     Surat permintaan keterangan biasanya ditulis untuk menanggapi sebuah iklan atau komunikasi langsung lainnya. Dalam surat permintaan keterangan Anda perlu menjelaskan alasan anda menulis surat permintaan keterangan dengan jelas.
     Ketika menulis sebuah surat permintaan keterangan kita perlu menyebutkan informasi detail tentang diri kita atau informasi detail tentang si pembuat surat permintaan keterangan, tempat kita bekerja (jika diperlukan) dan alasan untuk apa kita memerlukan informasi tertentu. Dalam surat permintaan keterangan, kita harus dengan jelas menyebutkan jenis informasi yang kita butuhkan.
      Kita perlu menyebutkan rincian kontak kita, yang mencakup alamat, nomor telepon, alamat email. Hal ini diperlukan untuk si penerima agar dia dapat menghubungi kita dalam menanggapi surat permintaan keterangan kita. Kita perlu berterima kasih kepada pihak yang telah mengirimkan balasan surat permintaan keterangan kita. Dengan sikap sopan kita seperti ini diharapkan membantu kita untuk mendapatkan informasi yang kita perlukan.

Definisi: Sebuah surat permintaan, juga dikenal sebagai surat calon atau surat yang menarik, akan dikirim ke perusahaan-perusahaan. Surat permintaan adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta informasi tentang produk yang ditawarkan. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, serta jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan kepada penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual. Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi secara tertulis. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin diketahui pembeli, pembeli melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli.
Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan:

1. nama dan jenis barang;
2. ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
3. harga satuannya.
4. Potongan;
5. cara pembayarannya;
6. cara penyerahan, dan
7. kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain

      Selain hal-hal tersebut di atas calon pembeli meminta daftar harga dan katalog (bila barang bervariasi) dan keterangan teknis tentang barang berupa leaflet atau brosur. Untuk barang yang memungkinkan, calon pembeli dapat juga meminta dikirimi contoh barang yang sesungguhnya.Melalui surat permintaan dan penawaran jasa, calon pembeli dapat menanyakan:

1. bentuk layanan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;
2. peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);
3. harga;
4. potongan dan
5. cara pembayaran;

      Dalam permintaan penawaran jasa, calon pembeli dapat juga meminta daftar harga (sesuai dengan tingkat jasa yang akan diberikan). Biasanya semua telah tercantum di dalam prospektus yang sudah disiapkan oleh perusahaan penjual jasa.
Permintaan penawaran sebaiknya tidak hanya diajukan kepada satu penjual, tetapi kepada beberapa penjual. Langkah ini ditempuh agar daftar harga dan keterangan yang terkumpul nantinya dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan keinginan dan kemampuan keuangan calon pembeli.

 contoh surat inquiry Full Blok Style

Eksxindo
Melati Street 24, Jakarta 17510 INDONESIA
Phone: (021) 88321475


Reff No. 018/ EXe-Mark/SP/2009
October 20, 2009
PT. ANUGERAH JAYA
Mr. Dedi
Purchasing Manager
Flamboyan Street 105
Jakarta 17510


Dear Mr Dedi,
Subject: The list of goods and the production price list

Our company is a company that specializes in the sale of goods of basic needs, including fast food, goods, household goods, raw food, and so on. We will soon open several branches in various areas in Java. although we will open branches in various regions, we would like distribution of goods to be sent for sale in our company running smoothly and the goods we sell quality goods with prices that can reach the surrounding community.

Some time ago we read a profile of your company, your company produces goods in a Jakarta newspaper. We are very interested to work with your company. Therefore we are very happy if your company is willing to send the list of goods and the production price list. If your company has regional branches in Central Java and East Java, we also ask to include the address of an office in your company so that later if your office area is within easy walking distance from our company, we can order the goods from the nearest branch office .

We also hope that your company can provide special offers for our company. We also want to know how the payment system.

We are expecting a reply from you to work with our company.


Your Sincerely,

Purchasing Manager

Evi Dame R Nainggolan.SKom