Inquiry letter of English Business Letter

Inquiry letter atau surat permintaan keterangan adalah suatu surat yang membantu seseorang untukbertanya tentang hal yang tidak diketahui oleh si pembuat surat yang berkaitan dengan produk, pekerjaan, dana, materi promosi, dll Format surat permintaan keterangan harus berisi informasi detail dan sedemikian rupa sehingga penerima surat didorong untuk menjawab dan membalas surat tersebut.
     Surat permintaan keterangan biasanya ditulis untuk menanggapi sebuah iklan atau komunikasi langsung lainnya. Dalam surat permintaan keterangan Anda perlu menjelaskan alasan anda menulis surat permintaan keterangan dengan jelas.
     Ketika menulis sebuah surat permintaan keterangan kita perlu menyebutkan informasi detail tentang diri kita atau informasi detail tentang si pembuat surat permintaan keterangan, tempat kita bekerja (jika diperlukan) dan alasan untuk apa kita memerlukan informasi tertentu. Dalam surat permintaan keterangan, kita harus dengan jelas menyebutkan jenis informasi yang kita butuhkan.
      Kita perlu menyebutkan rincian kontak kita, yang mencakup alamat, nomor telepon, alamat email. Hal ini diperlukan untuk si penerima agar dia dapat menghubungi kita dalam menanggapi surat permintaan keterangan kita. Kita perlu berterima kasih kepada pihak yang telah mengirimkan balasan surat permintaan keterangan kita. Dengan sikap sopan kita seperti ini diharapkan membantu kita untuk mendapatkan informasi yang kita perlukan.

Definisi: Sebuah surat permintaan, juga dikenal sebagai surat calon atau surat yang menarik, akan dikirim ke perusahaan-perusahaan. Surat permintaan adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta informasi tentang produk yang ditawarkan. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, serta jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan kepada penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual. Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi secara tertulis. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin diketahui pembeli, pembeli melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli.
Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan:

1. nama dan jenis barang;
2. ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
3. harga satuannya.
4. Potongan;
5. cara pembayarannya;
6. cara penyerahan, dan
7. kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain

      Selain hal-hal tersebut di atas calon pembeli meminta daftar harga dan katalog (bila barang bervariasi) dan keterangan teknis tentang barang berupa leaflet atau brosur. Untuk barang yang memungkinkan, calon pembeli dapat juga meminta dikirimi contoh barang yang sesungguhnya.Melalui surat permintaan dan penawaran jasa, calon pembeli dapat menanyakan:

1. bentuk layanan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;
2. peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);
3. harga;
4. potongan dan
5. cara pembayaran;

      Dalam permintaan penawaran jasa, calon pembeli dapat juga meminta daftar harga (sesuai dengan tingkat jasa yang akan diberikan). Biasanya semua telah tercantum di dalam prospektus yang sudah disiapkan oleh perusahaan penjual jasa.
Permintaan penawaran sebaiknya tidak hanya diajukan kepada satu penjual, tetapi kepada beberapa penjual. Langkah ini ditempuh agar daftar harga dan keterangan yang terkumpul nantinya dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan keinginan dan kemampuan keuangan calon pembeli.

 contoh surat inquiry Full Blok Style

Eksxindo
Melati Street 24, Jakarta 17510 INDONESIA
Phone: (021) 88321475


Reff No. 018/ EXe-Mark/SP/2009
October 20, 2009
PT. ANUGERAH JAYA
Mr. Dedi
Purchasing Manager
Flamboyan Street 105
Jakarta 17510


Dear Mr Dedi,
Subject: The list of goods and the production price list

Our company is a company that specializes in the sale of goods of basic needs, including fast food, goods, household goods, raw food, and so on. We will soon open several branches in various areas in Java. although we will open branches in various regions, we would like distribution of goods to be sent for sale in our company running smoothly and the goods we sell quality goods with prices that can reach the surrounding community.

Some time ago we read a profile of your company, your company produces goods in a Jakarta newspaper. We are very interested to work with your company. Therefore we are very happy if your company is willing to send the list of goods and the production price list. If your company has regional branches in Central Java and East Java, we also ask to include the address of an office in your company so that later if your office area is within easy walking distance from our company, we can order the goods from the nearest branch office .

We also hope that your company can provide special offers for our company. We also want to know how the payment system.

We are expecting a reply from you to work with our company.


Your Sincerely,

Purchasing Manager

Evi Dame R Nainggolan.SKom

 

LETTER FORMATS

      Business writers today generally favor the block or simplified letter formats for two reasons:

1.  Moving all elements flush left is easier for typists/word processors.
2. Indenting is unnecessary, since one blank line is routinely left between paragraphs.

     The modified block and semiblock formats feel less formal than the block format. The choice of formats for business correspondence should be consistent with the image an organization desires to project.

     Using the simplified format reduces the potential for the inadvertent use of sexist language, since the salutation is omitted. In the business world, the traditional greeting and closing are unnecessary.

The Formats

Block style There is Unindented paragraphs. All letter elements are flush with the left margin.

Modified block style There is Unindented paragraphs. The return address,reference line, date, complimentary closing, and signature block are right of center. Remaining elements are flush with the left margin.

Semiblock style There is Indented paragraphs (usually an equivalent of five spaces). The return address, reference line, date, complimentary closing, and signature block are right of center. Remaining elements are flush with the left margin.

Simplified style There is Unindented paragraphs. The salutation and complimentary closing are omitted. All elements are flush with the left margin.

Full Block style There is All elements of the letter are flush left.

reference: http://www.kcitraining.com/styleguide/letform.html

Bussiness Letter

Business letter is a letter usually use by an individual, organization or institutions that deliver business messages to the other party using certain media whether it be sending a letter via postal, faksmilie, telephone or via the internet.

Business letter has 3 the format writing a letter busines,they are:

1. Block Format           

The format block of busines letter is the most simple from the other because everything is laid out on the left side of the letter.

2. Modified Block Format

The position writing addres, date, closing, signature, and printed name in the right letter.

3. Semi-Block (Indented) Format

In the semi-block (indented) of the format business letter , writing format almost same with Modified Block format, but on the content section  of paragraph inside stick, while the Modified Format Bock didn't.

The parts of a business letter

a.  Your Address

     This is of addres writer, reciever can easy to find addres writer if want to reply letter.

b. Date

    There is date made of letter.

c. Inside Address

   There are the name receiver, name company with each addres receiver.

d. Salutation

    Greeting of busines letter are Dear Mr./Mrs./Ms.

e. Subject Line

    Subject Line can be easy to understand what the meaning of purpose the letter.

f. Body

   Body is a place where you write stuff to be conveyed.

g.Closing

   This section is a marke that it has completed the letter, usually ending with the writing "Sincerely," "Sincerely yours," "Thank you".

h. Signature 

   This section is the author's signature, usually using black ink or in blue.

i.Printed Name 

 This section is the name writer or the sender of writer.

j. Enclosure

   If a letter containing the document or attachment other than the letter, the author touched to show number of attachment by using the "Enclosure (number of attachments)".

k.Typist Initials

  If the other someone write your's letter , include your initials followed by the author's initials at the bottom of the format, eg AG / gs.

Proposal SKRIPSI

Depok, 3 Juni 2012

Hal      : Pengajuan Proposal Skripsi

Kepada

Yth Bpk. FARID THALIB, Dr.-Ing.

Ketua Jurusan Ketua Jurusan Sistem Komputer Universitas Gunadarma

Di Tempat

Dengan Hormat,

Dengan ini Saya :

Nama                           : Evi Dame R Nainggolan

NPM                           : 26109025

Fakultas/Jurusan          : Ilmu Komputer  / Teknologi Industri

IPK                             : 3,21

Bermaksud mengajukan proposal penulisan skripsi.

            Saya menyatakan bersedia dan sanggup menyelesaikan skripsi saya sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak Gunadarma apabila proposal penulisan skripsi saya disetujui.

            Sebagai bahan pertimbangan, dengan ini juga saya lampirkan proposal skripsi saya yang berjudul “Pembuatan Interface Desktop Server and Mobile Interface pada Remoting Server Desktop From Mobile Computing”. Demikian surat pengajuan proposal skripsi ini saya buat, atas perhatian dan kebijaksanan Bapak, saya ucapkan terimakasih.

Hormat Saya,

(Evi Dame R Nainggolan)

 

SURAT KETERANGAN MENJADI DOSEN PEMBIMBING SKRIPSI

Sesuai dengan pembicaraan yang telah dilakukan, saya :

Nama : Budi Setiawan, SKOM, MMSI

Bersedia menjadi pembimbing skripsi yang berjudul : “Pembuatan Interface Desktop Server and Mobile Interface pada Remoting Server Desktop From Mobile Computing”, untuk mahasiswa :

Nama               : Evi Dame R Nainggolan

NPM               : 26109025

Apabila mahasiswa tersebut memiliki syarat untuk menempuh jalur skripsi.

            Demikian kebersedian ini saya buat, agar dapat diguakan sebagaimana mestinya.

Depok, 3 Juni 2012

( Budi Setiawan, SKOM, MMSI )

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Skripsi                     : Pembuatan Interface Desktop Server and Mobile

                                            Interface pada Remoting Server Desktop From

                                            Mobile Computing

Nama                                 : Evi Dame R Nainggolan

NPM                                 : 26109025

Menyetujui,

Ketua Jurusan Sistem Komputer

(FARID THALIB, Dr.-Ing.)

Poposal Skripsi

Pembuatan Interface Desktop Server and Mobile   Interface

pada Remoting Server Desktop From Mobile Computing

Evi Dame R Nainggolan (26109025)

evy_siantar@yahoo.com

1.                  Latar Belakang

Remote desktop adalah sebuah istilah untuk mewakili kejadian di mana sebuah PC atau perangkat komputer yang ada di suatu lokasi tertentu, diakses, dan digunakan dari tempat yang berbeda lokasi. Tetapi dalam penggunaan komputer dari jarak jauh, ini tidak hanya terbatas pada tampilan teks saja melainkan sampai pada tampilan desktop seperti halnya ketika menggunakan secara langsung, meskipun yang tampilannya hanya teks saja masih dapat digolongkan sebagai koneksi remote desktop.

Teknologi remote desktop sebenarnya bukanlah barang baru. Kehadiran teknologi ini sudah cukup lama di dunia komputerisasi. Umumnya teknologi yang di gunakan untuk remote desktop hanya untuk mengendalikan dari PC ke PC bukan dari Handphone ke PC.

HP (handphone) merupakan alat komunikasi yang sering dibawa dan digunakan setiap hari, berbeda dengan komputer atau PC yang yang tidak dapat dibawa kemana mana, walaupun telah banyak komputer jinjing atau yang biasa disebut dengan laptop, tetapi bagaimana jika saat berlibur kita tidak membawa laptop dan bagaimana saat dalam keadaan seperti itu seorang karyawan ternyata dihubungi oleh perusahaan untuk mengirimkan sebuah data penting dan harus di kirimkan secepatnya, sedangkan file tersebut terdapat di komputer server atau di rumah, sedangkan kita tidak mungkin kembali ke rumah untuk mengambil file tersebut dikarenakan waktu yang  sempit. Oleh karena itu diperlukannya suatu aplikasi yang dapat meremote komputer server dari handphone agar data yang terdapat di komputer server dapat di kontrol dan dapat dikirim ke tujuan.

Untuk mempermudah dalam pemakaian aplikasi ini diperlukan sebuah tampilan yang user friendly agar siapapun yang menggunakan aplikasi ini dapat dengan mudah mengoperasikannya dan user berasa nyaman menggunakan aplikasi ini. Oleh karena itu penulis mengangkat tema pada penulisan skripsi ini yaitu ”Remoting Server Desktop  From Mobile Computing” dengan judul “Pembuatan Interface Desktop Server and Mobile Interface pada Remoting Server Desktop From Mobile Computing”.

2.         Rumusan Masalah

Ruang lingkup yang akan dibahas di dalam penulisan proposal skripsi ini adalah “Bagaimana pembuatan interface pada aplikasi Remoting Desktop Server From Mobile Computing”.

3.         Tujuan Penelitian

            Tujuan penelitian ini adalah menghasilkan suatu aplikasi Remoting server Desktop From Mobile Computing yang user friendly agar siapapun yang menggunakan aplikasi ini dapat dengan mudah mengoperasikannya dan user berasa nyaman menggunakan aplikasi ini.

4.         Teori Dasar

Remote desktop adalah sebuah istilah untuk mewakili kejadian di mana sebuah PC atau perangkat komputer yang ada di suatu lokasi tertentu, diakses, dan digunakan dari tempat yang berbeda lokasi. Tetapi dalam penggunaan komputer dari jarak jauh, ini tidak hanya terbatas pada tampilan teks saja melainkan sampai pada tampilan desktop seperti halnya ketika menggunakan secara langsung, meskipun yang tampilannya hanya teks saja masih dapat digolongkan sebagai koneksi remote desktop.

Di dalam pembuatan interface pada aplikasi ini penulis menggunakan 2 platform java yaitu J2SE ( Java2 Second Edition )  yang merupakan platform yang biasa digunakan dalam dekstop pc, dalam pembuatan interfacenya ini J2SE memakai  komponen swing atau awt,  sedangkan J2ME ( Java2 Micro Edition ) merupakan lingkungan pengembangan yang didesain untuk meletakkan perangkat lunak Java pada barang elektronik beserta perangkat pendukungnya. Pada J2ME, jika perangkat lunak berfungsi baik pada sebuah perangkat maka belum tentu juga berfungsi baik pada perangkat yang lainnya. J2ME membawa Java ke dunia informasi, komunikasi, dan perangkat komputasi selain perangkat komputer desktop yang biasanya lebih kecil dibandingkan perangkat komputer desktop. J2ME biasa digunakan pada telepon selular, pager, personal digital assistants (PDA) dan sejenisnya, dan juga J2ME ini menggunakan komponen midlet untuk pembuatan interfacenya.

5.         Kerangka Pemikiran

 

 

6.         Metode Penelitian

Langkah-langkah yang penulis tempuh dalam pembuatan aplikasi ini yaitu.

1. Pengumpulan data, data apa saja yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi ini.
2. Membuat rancangan program dan dilanjutkan dengan membuat tampilan program dengan menggunakan 2 platform java yaitu J2SE untuk aplikasi desktop nya dan J2ME untuk aplikasi mobile nya.
3. Langkah terakhir yang tempuh yaitu melakukan uji aplikasi .

           

            Daftar Pustaka

Fikri, Rijalul, Imam Prakoso, Pemrograman Java. Andi, Yogyakarta, 2005.

Raharjo, Budi, Imam Heryanto, Arif Haryono, Mudah Belajar Java, Informatika, Bandung, 2007.

Shalahudin, Rosa A.S, Pemrograma J2ME , Informatika, Bandung, 2008